Previo a la hora de la actividad, el docente debe cumplir con el proceso de registro en la planilla Control de Préstamo de Equipos Audiovisuales en Recursos Educativos y dejar el carné institucional vigente y revalidado, como soporte del préstamo, recuerde que el docente es responsable de los equipos mientras los tenga bajo su cuidado y hasta que los devuelva formalmente en Recursos Educativos.
El docente retirará personalmente los equipos en Recursos Educativos; si lo requiere, un técnico le prestará soporte y lo asesorará en la instalación y buen manejo de los mismos.
Luego de finalizar la actividad, el docente devolverá personalmente los equipos audiovisuales prestados en Recursos Educativos y el funcionario que los reciba, le devolverá el carné y registrará la hora de entrega.

Cuadro de texto: SEDE 2, 3, 4 y 7

El Docente requerirá el préstamo del aula tecnificada o equipo audiovisual en la Coordinación o Secretaría de cada programa, allí lo designarán como responsable del uso y cuidado de los mismos, hasta tanto sean devueltos formalmente.
El docente proporcionará la información sobre equipos utilizados, tiempo de uso y material utilizado, al funcionario designado por cada programa, esto con el fin de alimentar la base de datos correspondiente a utilización general y por programa de medios audiovisuales.
Las asesorías, capacitaciones, inducciones específicas y requerimientos de mantenimiento preventivo o correctivo, deben realizarse mediante correo electrónico a Recursos Educativos (receducat@unicolmayor.edu.co), las cuales se responderán en el término máximo de 5 días hábiles.

CUANDO SE REQUIERE TRASLADAR UN EQUIPO AUDIOVISUAL FUERA DE LA UNIVERSIDAD

Cuando por necesidades de algún proceso académico es necesario trasladar un equipo audiovisual fuera de la universidad, es necesario que el usuario interesado realice el siguiente procedimiento:

Solicitar mediante correo electrónico a receducat@unicolmayor.edu.co el préstamo del equipo con mínimo tres días de anticipación.
La información que se debe anexar es la siguiente:
- Programa Académico o dependencia
- Nombre de la actividad que se llevará a cobo fuera de la universidad
- Lugar a donde será trasladado el equipo
- Responsables del traslado del equipo audiovisual y de la instalación y manejo
- Fechas de retiro y devolución del equipo audiovisual
Devolver el equipo audiovisual en la fecha programada.

QUÉ HACER EN CASO DE PRESENTARSE ALGÚN DAÑO CON UN EQUIPO AUDIOVISUAL

Cuando se evidencie algún daño con un equipo audiovisual, es necesario que el usuario informe de manera inmediata en Recursos Educativos el hecho; en la sede 1 lo puede hacer personalmente o vía telefónica, en las sedes 2, 3, 4 y 7 la comunicación, adicionalmente, puede ser por medio de correo a receducat@unicolmayor.edu.co.
Un técnico de Recursos Educativos atenderá el requerimiento dejando registro del hecho encontrado y el arreglo realizado en el formato ??Reporte de visita técnica??, esto se cuantificará de acuerdo al espacio físico y al equipo con fines de mantenimiento preventivo o correctivo o renovación tecnológica.
Si el diagnóstico del técnico determina que el daño del equipo fue intencional, Recursos Educativos informará a las instancias respectivas para iniciar la investigación correspondiente.

QUÉ HACER EN CASO DE PÉRDIDA DE UN EQUIPO AUDIOVISUAL

Cuando se pierde un equipo audiovisual estando bajo la responsabilidad de un docente o administrativo, el procedimiento es el siguiente:

El usuario debe informar inmediatamente a Seguridad, las porterías y Recursos Educativos para iniciar la búsqueda del equipo.
Si el equipo se pierde definitivamente, el usuario debe interponer la respectiva denuncia por robo ante las autoridades competentes y presentar el informe respectivo ante la División de Servicios Administrativos para el trámite ante la empresa aseguradora.
El usuario asumirá el trámite administrativo y costos que se deriven de acuerdo a las normas y leyes vigentes.

Estatuto financiero y presupuestal